The implementation of an ERP in a public university: the case of the University of Guanajuato

Abstract

The Enterprise Resource Planning Systems have become a very useful tool in companies in recent years, even universities are beginning to implement this type of systems, however educational institutions have presented some challenges in their implementation, for this it is necessary to know what are the critical success factors that facilitate the implementation of an ERP in a Higher Education Institution. A questionnaire was developed for the present study which was sent to different characters involved with the ERP of the University of Guanajuato, in order to find out what the conditions of its implementation were and also to determine what actions can be taken to improve its functioning. The research is still ongoing but some data found in the responses of the participants has been that not all users of the platform were aware of the use of the tool when it was implemented, however the interaction among those who use the ERP in The University of Guanajuato is giving rise to the knowledge management that in turn can lead to improve its application

Los sistemas de planificación de recursos empresariales se han convertido en una herramienta muy útil en las empresas en los últimos años, incuso las universidades comienzan a implementar este tipo de sistemas, sin embargo las instituciones educativas han presentado algunos retos en su implementación, por ello es necesario saber cuáles son los factores críticos de éxito que facilitan la puesta en marcha de un ERP en una Institución de Educación Superior. En este estudio se desarrolló un cuestionario que fue enviado a diferentes personajes involucrados con el ERP de la Universidad de Guanajuato, con la finalidad de encontrar cuáles fueron las condiciones de su implementación y además determinar qué acciones pueden realizarse para mejorar su funcionamiento. La investigación aún se encuentra en curso pero algunos datos encontrados en las respuestas de los participantes han sido que los no todos los usuarios de la plataforma tenían conocimiento en el uso de la herramienta cuando fue implementada, sin embargo la interacción entre quienes utilizan el ERP en la Universidad de Guanajuato está dando lugar a la gestión de conocimiento que a su vez pueden conducir a mejorar en su aplicación